収納情報

片づかない書類のファイリング方法


ファイリング前にしておくべきこと

必要な書類を、すぐに取り出せるよう整理収納するのがファイリングです。先月もお話したように、良く使う書類をファイリングするならば、個別のフォルダに挟んで縦に収納するバーチカルファイリングがおすすめです。

トランクルーム・キュラーズ


すべての書類を出すことからスタート

分類した後に、「こんな書類が出て来ました」ということがあると、なかなか整理が終わりません。まずはすべての書類を出しましょう。書類棚ごとにすべて出し、そして4つに分類していきます。

①よく使う書類
②使うか使わないか、判断が難しい書類
③使わないけれど要保管の書類
④要らない、処分する書類

書類棚に戻すのは、基本的には①のみです。
次にこの戻す書類を分類します。大きく分けてから→中分類→小分類とするワリツケ式と、小さく分けてから→中分類→大分類にしていくツミアゲ方式があります。書類の種類によって、どちらのほうが便利かは異なりますが、これは一部の人だけで決めず、全員が使いやすいかどうかを確かめて決めるようにしましょう。

トランクルーム・キュラーズ

分類しやすいおすすめのファイルと収納グッズ

ファイルや、ファイルを入れるボックスは収納スペースにぴったり収まり、しかも必要なものがひとめでわかるものを選びましょう。
サイズは個々に違いますが、以下のポイントを抑えて選ぶと失敗がありません。

・ロングセラーのものを選ぼう
使っているうちに、もう少しファイルを増やしたい、壊れてしまったものを買い換えたいというようなことが起こります。その時に助かるのがロングセラーのアイテムです。長く売れ続けているということは使い勝手がいいということもありますが、同じものを買い足せるというメリットもあるのです。
・直角に近い四角いモノを選ぼう
書棚の中は基本的には四角いので、収納アイテムも四角いものを選ぶ方が、スペースを最大限に活用でみます。ぴったり収まると見た目もキレイです。
・色ごとに使い分けをしよう
同じアイテムで色違いのものがあると、色で分類ができます。色はファイルの見出しの文字を読まなくても必要なモノが見つけられます。グループごとや、担当ごと、プロジェクトごとなどで色分けしましょう。
・できるだけ品質の良いものを選ぼう
まとめて購入する場合、コストはできるだけ抑えたくなりますが、ファイルは毎日出し入れしますし、一定期間は保管しておかなくてはならないものです。使いやすく丈夫な、一定以上のクオリティのものを選びましょう。この整理収納を機に一新するということであれば、いくつか試してみて、一番使い勝手のよいものを選ぶくらいの気合が必要です。

書類棚に戻さないものはどうするか

④の要らないものはシュレッダーなどにかけて処分し、②の使うか使わないかわからないものは、社内の保管庫や書類棚の上段や下段など、あまり使わない場所に収納します。
③の、使わないけれど要保管のものを社内に置いておくのはあまりおすすめしません。日ごろ使わないものでオフィスのスペースを占有してしまうのはもったいないからです。
内容さえ残しておけばよいというモノであれば、書類の電子化という方法があります。これは書類をスキャンし、PDF化してCD-ROMに残すという方法です。実は私の会社、インブルームでも年々増えていく顧客情報をこちらで電子化しました。ファイル5つ分くらいのデータがCD-ROM一枚に収まり、とてもコンパクトになりました。念のためPCのハードディスクにもデータを残していますが、書類が整理でき、オフィスがスッキリしました。

トランクルーム・キュラーズ
トランクルーム・キュラーズ

電子化してよい書類ならばこの方法でいいのですが、企業によっては書類は正式な書式のまま、一定期間は保管しておかなくてはならないところもありますよね。そういう場合はトランクルームを利用しましょう。これは社内の省スペースということだけでなく、保管環境の面から見てもおすすめの方法です。
最新のトランクルームを選べばセキュリティも良く、温度や湿度が一定に保たれているので、重要な書類の保管にぴったりなのです。
ですが別場所への保管ということで、ついつい保管しっぱなしということになりがちです。ファイルごとに年度などを記入し、廃棄するかどうかの確認を行いましょう。毎年確認する日付を決めてもいいですし、ファイルごとに確認する日付をつけておいてもいいです。

トランクルーム・キュラーズ

書類が整理整頓されれば、会社全体の能率が上がる

何がどこにファイリングされているかが明確になると、社員の誰もが同じ場所に書類を戻せるようになります。そうすると次に別の社員がその書類をスムーズに見つけられます。これが当たり前になると、全社員の「探す時間」が0になり、会社全体のコストパフォーマンスが大きくアップします。最近必要な書類がすぐに出てこない、社内に無駄な動きが多い…と感じているなら、ファイリングの見直しをおすすめします。

ページトップへ